如何建立数据字典？用3大策略深化房企主数据管理

一家房企如果不会管理主数据，或者不能深化主数据管理，会出现数据责任不明的问题。数据的产生、使用、管理缺乏信息化的工具和手段，出现问题不明原因、不知道找谁、不清楚如何处理、如何改善？数据标准的缺失形成信息应用孤岛，影响企业管理者经营决策。所以，房企建立数据标准，对主数据管理需求已经迫在眉睫。

管理难点：分散程度高、规则不统一、
管理机构多变、范围界定复杂、主体差异大

由于主数据管理的复杂性，房企往往对其缺乏整体规划。总体而言，当前房企的主数据管理面临以下方面的挑战：

1. 分散性：业务系统繁杂，分散程度高

在房企信息化建设过程中，总部、区域、城市以及项目公司内部各专业模块、各业务部门的运营模式、管理需求和管理侧重点不一样，往往需要实施多套不同系统。例如：投资系统、计划运营系统、设计系统、招投标管理、工程项目管理、成本管理、供应商管理、营销管理、客户关系管理、财务会计、人力资源管理等。每套系统的基础数据相互独立，与系统无关的主数据，则不纳入本系统管理，这导致主数据高度分散于各个业务系统中，无法形成统一的主数据。

2. 排斥性：管理标准不一，业务数据不共享

主数据标准不统一、数据不一致。例如，供应商数据一般分散在招标采购系统、会计系统、资金管理系统、工程项目管理系统及合同系统。各系统对数据管理的侧重点不一样，供应商数据缺乏统一的标准，没有重复校验，使得系统间数据创建标准不一致，不能保证数据的唯一性、完整性，无法进行共享。

3. 多变性：房企机构合并拆分频率高，管理范围和幅度变化大

主数据的多变性是在房企主数据管理中最显著的特点。

例如,房企组织机构的设置变化频繁，合并拆分频率高。房地产业务通常以项目的方式运作，组织机构的设置一般将同一个地域及邻近地域的所有项目管理归属于一个管理机构，这个机构管理该区域内所有的项目。

由于房地产项目的规模和数量不断变化，随着新项目的拓展或者旧项目的清盘,这个管理机构会不断面临范围和幅度的变化。

再如，随着市场定位的变化、政府政策导向调整、工期进展等因素，房企很可能将原有的别墅改为普通住宅，产品业态重新定位，直接改变项目收入、成本、施工计划等，导致项目分期重新调整。

4. 复杂性：项目地域和政策不同，范围界定复杂

房企管理的项目往往不止一个,一般是几十个甚至几百个。这些项目由于地域和政策的不同,在范围的界定上会存在较大的差异。

例如，一块地是一个项目,但在北上广一线城市，一次性拿相邻位置的几块地，每块地的面积相对较小,管理时则将几块地视为一个项目。而在三、四线城市拿到的某个地块可能面积很大,需要分期按照几个项目进行管理，项目经常会碰到合并与拆分的情况。

5. 差异性：业务部门应用主体不同，主体差异大

相同的主数据，在不同的业务部门应用的主体不同。例如，组织机构主数据,财务部门是基于项目公司为应用主体,而营销部门是基于区域或城市公司为应用主体。

管理策略：
合理属性分类、规划系统应用、配合IT系统

针对主数据管理面临的挑战，房企可从以下三个方面深化管理水平，为数字化运营奠定基础。

1. 属性分类：明晰数据对应关系、引用关系，便于交叉查询

传统制造业是针对确定的产品、投入材料和投入量，进行统一结算来实现管理精细化。而房地产不同，房企的业务运作更像是管理公司而不是生产型公司。

在房地产生产过程中，最终产品始终存在变数。这就是为什么在数据管理中无法为房地产行业找到完全契合的业务运营平台。众多房企的主数据规划无法直接使用一般业务系统主数据标准及结构。因此，房地产管理重心应由投入-产出的过程管理；管理控制的对象有项目、产品、供应商、合同、组织和人员等。（如图1）

图1 房地产主数据业务管控框架

房地产公司管理是以项目运营为中心，以客户销售为市场导向，以产品交付为收益手段，形成项目规划。产品生成、产品、客户三条业务主线，业务主线串联的主数据之间存在主数据属性继承引用的关系。规划主数据时，应注重明晰数据之间一对多、多对多的对应关系，以准确完整地记录、关注引用关系，便于交叉查询。

项目运营的主体是公司组织，房企组织架构需要灵活性和可配置性。组织管理目标是通过职能部门而实现，因此组织和人员是主数据形成的基础。

2. 数据规划：统一进行系统应用分发，实现单一录入多处引用

数据规划最终在于应用，在于提供企业数据分析和经营支撑。因此，在业务应用和业务系统间进行数据的分布是做好主数据应用的前提。

企业主数据应用系统分布：

• 组织主数据用于财务系统、营销管理系统、项目管理系统。

• 合同主数据用于财务系统、项目管理系统、客户关系管理系统及商业/物业管理系统。

• 项目主数据用于财务系统、项目管理系统、客户关系管理系统、商业/物业管理系统。

• 产品主数据用于财务系统、项目管理系统、客户关系管理系统、商业/物业管理系统。

3. 实施过程：配合IT系统改进，逐步实现主数据应用目标

主数据作为基础数据，存在信息化应用的数据库中，因此实施过程应配合IT系统改进，逐步实现主数据应用目标。一般企业有如下建设过程：

跟随财务系统实施过程，在系统中构建组织主数据。

在项目管理系统中完善项目主数据、产品主数据。一旦实施企业级项目管理系统，建立项目管理系统接口，企业即可形成管理项目全生命周期数据的统一项目管理平台。

产品主数据除在项目管理系统外，后期可考虑构建产品数据管理系统，与设计管理系统等一起将产品主数据迁入。

构建供应商管理系统，完善供应商主数据。

整合推广统一客户关系管理系统，创建企业统一的客户主数据。为营销管理、商业运营、物业管理提供统一客户数据服务。

调整已经构建人员主数据，补充已分配系统权限的记录。等待人力资源管理工作成熟化，人力资源系统应用进一步完善后再在人力资源系统中管理所有人员数据。

管理标准：建立数据字典，
数据管理集中有序，提升数据质量

为了让梳理和总结的数据发挥更高效能，对数据建立、维护、使用进行规范。

1. 严格执行主数据字典标准，保证数据质量

• 各业务系统中的主数据名称必须与企业主数据字典中的规定保持一致。

• 各业务系统中的主数据值集必须与企业主数据字典中的规定保持一致。

• 主数据属性所在的主系统与引用关系必须与主数据字典中的规定保持一致。

• 主数据各主要属性字段必须按规定的时间录入和修改。

• 集中管理主数据维护工作，加强对主数据工作的管理。

2. 集中维护主数据，保证数据准确性

• 主数据的维护工作包含：对主数据定义的调整；对主数据关键属性的调整；对主数据关键属性中的值集的调整；对主数据所有权的指定；对主数据系统分布的调整。

• 主数据维护工作必须集中进行，由责任人对应的企业人员承担。责任人负责组织开展主数据维护调整的工作。

• 主数据的实际分布以IT系统建设步骤为准。

3.  按规则开展主数据维护，保证工作有序，提升效率

维护主数据必须按组织规则严格进行，并确保数据的完整性、客观性和及时性。（如图2）

图2 主数据调整流程

面对主数据管理带来的一系列问题，企业应当以信息化战略规划为指引，根据企业自身目标和通用业务规则，统一企业数据模型（EDM），建立项目、产品、供应商、合同、客户、组织、人员等主数据域。通过逐步规范企业内数据标准，从根本上解决企业数据分散重复、口径不一致、共享困难造成的信息孤岛等问题。从而推动企业内信息系统的整合与数据共享，全面提升经营决策、运营管理、业务拓展和客户服务等方面的支撑能力，为企业的数智化管理、流程化运营、智能化决策奠定坚实基础。

参考资料：

1、《数据驱动 价值管理—房地产企业主数据管理概述》来源：博客，任满松 

2、《房地产项目域数据标准化建设思路—项目主数据的“破冰者”》来源：360doc个人图书馆

3、《房地产项目全生命周期主数据管理》来源：豆丁网，王璞 

感谢以上文章作者的探索和智慧，给本文创作带来了更多的启发。在此表示深深的感谢。